วิธีสร้างกูเกิลชี้ต (Google Sheet) แบบเปิดสาธารณะ

โพสนี้จะเขียนแบบเผื่อบุคคลทั่วไปเลยครับ ไม่ต้องรู้เรื่องคอมพิวเตอร์มากก็ได้ ถ้าอยากแชร์เอกสารแบบ Excel บนอินเทอร์เน็ต สำหรับให้คนอื่นเข้ามาแก้ไขได้ เช่นเอาไว้รวบรวมรายชื่อ หรือทำแบบสำรวจง่ายๆ วิธีที่ง่ายที่สุดคือทำกูเกิลชี้ตแล้วเปิดให้แก้ไขได้แบบสาธารณะ

ขอบอกไว้ก่อนว่า การเปิดเอกสารแบบนี้ ไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยอะไรทั้งนั้น และเอกสารสามารถถูกแก้ไขจากใครเมื่อไหร่ก็ได้ แต่หากเราบอกกันแค่คนในกลุ่ม และไม่ซีเรียสกับข้อมูลมาก มันก็เป็นวิธีการแชร์เอกสารที่ทำได้ง่ายที่สุดแล้ว

 

ขั้นที่ 1 สมัคร Google Account

ถ้าคุณยังไม่มีบัญชีผู้ใช้กูเกิล (Google Account หรือ Gmail Account นั่นแหละ) ก็ให้สมัครใช้งานก่อนครับ ซึ่งผมจะไม่ลงรายละเอียดตรงนี้ แต่ให้ไปดูวิธีตามเว็บของกูเกิลที่นี่ https://support.google.com/accounts/answer/27441
แต่ถ้าคุณมีแล้วก็ข้ามขั้นตอนนี้ไป

ขั้นที่ 2 ล็อกอินเข้า Google Sheet

โดยเปิดไปที่ https://docs.google.com/spreadsheets
และให้ล็อกอินด้วย Google Account ที่มีอยู่หรือที่เพิ่งสร้างขึ้นในขั้นตอนที่แล้ว
ในตอนที่ล็อกอิน หากยังไม่เข้าหน้าจอ Google Sheet แต่เป็นหน้าจอที่กูเกิลถามถึง email สำรองหรือเบอร์โทรศัพท์ ก็ให้ยืนยันข้อมูลไปก่อนครับ

ขั้นที่ 3 เข้าสู่ Google Sheet

ถ้าคุณเข้า Google Sheet เป็นครั้งแรก ระบบจะมีข้อความต้อนรับ ซึ่งคุณสามารถกดเริ่มทัวร์ชมเพื่อดูคำแนะนำการใช้งานก่อนก็ได้ หรือถ้าไม่อยากดูก็กดกากบาทปิดไปเลยก็ได้
สุดท้ายคุณจะเจอกับหน้าจอ Google Sheet ประมาณนี้

ขั้นที่ 4 สร้างชี้ตใหม่

คลิกที่ปุ่มบวกใหญ่ๆ ดังรูป

รอสักครู่ โปรแกรมจะขึ้นหน้าจอคล้าย Excel ดังรูป

ขั้นที่ 5 พิมพ์เนื้อหาและตั้งชื่อไฟล์

ตอนนี้จะเห็นว่าคุณสามารถพิมพ์ข้อความ ใส่ฟอนต์ ใส่สี ตีเส้นตาราง ในชี้ตได้เหมือน Excel
เราสามารถตั้งชื่อไฟล์ได้โดยคลิกที่หัวไฟล์ที่เป็นคำว่า “สเปรดชีตไม่มีชื่อ”

แล้วพิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการเข้าไปแทน อย่างเช่นตัวอย่าง แก้ไขชื่อไฟล์เป็น “ไฟล์สำหรับรวบรวมข้อมูล”

ขั้นที่ 6 แชร์ไฟล์ให้คนอื่น

เราสามารถแชร์ไฟล์ให้คนอื่นโดยจำกัดสิทธิ์ได้หลายระดับ เช่นให้บางคนดูได้บางคนดูไม่ได้ หรือให้ดูได้แต่แก้ไขไม่ได้ ฯลฯ แต่การจำกัดสิทธิ์แบบนั้นจะทำได้กับผู้ใช้งานที่มี Google Account เท่านั้น หากเราไม่แน่ใจว่าผู้ที่จะมาป้อนข้อมูลในไฟล์เราจะมี Google Account ด้วยหรือเปล่า หรือเราเองก็ยังตั้งค่าอย่างละเอียดไม่เป็น ทางที่ง่ายที่สุด(แต่ปลอดภัยน้อยที่สุด) คือเปิดสาธารณะไปเลย หมายความว่าใครที่รู้ตำแหน่งของไฟล์นี้ ก็สามารถเข้ามาแก้ไขได้ ดังนั้นเราจึงต้องบอกตำแหน่งของไฟล์ให้กับคนกลุ่มเล็กๆ ที่เราต้องการเท่านั้น
วิธีทำคือกดที่ปุ่มแชร์ แถวๆ มุมบนขวาของหน้าจอ

จะขึ้นป๊อบอัพดังรูป

ขั้นที่ 7 เปลี่ยนระดับการแชร์ ให้สามารถแก้ไขได้โดยสาธารณะ

คลิกที่คำว่า “เปลี่ยน” ด้านล่าง

แล้วเลือก “ทุกคนที่มีลิงค์”

แล้วเปลี่ยนจากคำว่า “ผู้มีสิทธิ์อ่าน” เป็น “เอดิเตอร์”

เพียงเท่านี้ไฟล์สเปรดชี้ตนี้ก็พร้อมที่จะให้คนอื่นป้อนข้อมูลได้ด้วย

ขั้นที่ 8 บอกตำแหน่งของไฟล์ให้คนอื่น

คลิกที่ “คัดลอกลิงค์” จากนั้นเราก็จะสามารถนำ link นี้ไป Paste บอกแก่กลุ่มคนที่เกี่ยวข้องให้เข้ามาร่วมกันแก้ไขไฟล์นี้ได้

เพียงเท่านี้ ใครก็ตามที่มี link ที่เราบอก ก็จะสามารถเปิดเข้ามายังไฟล์นี้และร่วมกันป้อนข้อมูลได้
ขอย้ำอีกทีว่าการเปิดไฟล์ให้แก้ไขได้โดยสาธารณะแบบนี้ ควรจะบอก link ให้แก่กลุ่มคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

ขั้นที่ 9 หยุดแชร์ไฟล์

หากวันนึงเราเก็บข้อมูลเสร็จแล้ว และไม่ต้องการให้ใครเข้ามายุ่งกับไฟล์นี้แล้วให้หยุดแชร์
โดยการกดที่ปุ่มแชร์ จากนั้นเปลี่ยนวิธีการรับลิงค์จาก “ทุกคนที่มีลิงค์” เป็น “จำกัด” ก็คือเป็นการย้อนกลับขั้นตอนที่ 7